La gestione del tempo è una competenza necessaria, soprattutto nel mondo del lavoro.
Ma che fare quando i minuti sembrano sfuggirci dalle mani e, senza rendercene conto, è già finita la giornata senza essere riusciti a portare a termine tutti i compiti?
A tal proposito, in questo articolo parleremo di un principio che ha incuriosito molti e che aiuterebbe le persone a riprendere il controllo del proprio tempo.
Iniziamo!
Come applicare la legge di Pareto sul lavoro (e migliorare la gestione del tempo)
Innanzitutto, cosa dice il principio di Pareto?
Il principio di Pareto, noto anche come regola dell’80/20, è una teoria secondo la quale l’80% dei risultati di una situazione o un sistema è determinato dal 20% degli input.
Si intende, questa legge non stabilisce che tutte le situazioni presentino questo rapporto preciso, ma si riferisce a una distribuzione tipica. Più in generale, il principio può essere interpretato nel senso che una minoranza di input determina la maggioranza degli output.
Ecco alcuni esempi:
- il 20% dei dipendenti produce l’80% dei risultati di un’azienda;
- il 20% del tempo di un determinato dipendente produce l’80% dei suoi risultati;
- il 20% dei bug del software causa l’80% dei guasti;
- il 20% degli investimenti di un’azienda produce l’80% dei suoi profitti.
La legge prende il nome da Vilfredo Pareto, un economista italiano. Correva l’anno 1906 quando egli notò che in Italia il 20% della popolazione possedeva l’80% delle proprietà, dunque propose che questo rapporto si potesse trovare in molti luoghi del mondo fisico, e teorizzò che potesse indicare una legge naturale.
Negli anni ’40, la teoria di Pareto fu avanzata dal dottor Joseph Juran, un ingegnere elettrico americano a cui si attribuisce il merito di essere il padre del controllo di qualità.
Fu il dottor Juran a decidere di chiamare il rapporto 80/20 ‘Principio di Pareto’. L’applicazione di questa legge alle metriche aziendali aiuta dunque a separare i ‘pochi vitali’ (il 20% che ha l’impatto maggiore) dai ‘molti utili’ (il restante 80%).
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Il principio di Pareto nella gestione del tempo può aiutarci a stabilire le priorità delle attività
La legge di Pareto può aiutarci a vedere il quadro generale e capire su cosa concentrarci per ottenere i progressi più rapidi nella nostra vita professionale.
Più precisamente, ci fornisce una rappresentazione reale di come l’impatto possa essere distribuito in modo disomogeneo e, di conseguenza, una guida su quali compiti concentrarsi per ottenere i migliori risultati.
Per esempio:
👉🏻 Se l’80% delle vendite proviene dal 20% dei clienti, ha senso concentrarsi sull’ulteriore sviluppo dei clienti più importanti o sulla ricerca di nuovi clienti ‘simili’.
👉🏻Se il tuo superiore apprezza il 20% dei tuoi risultati, che secondo lui hanno un impatto dell’80% sugli obiettivi dell’organizzazione, ha senso concentrarsi maggiormente su quel 20%.
👉🏻Se 2 su 10 perdite di tempo (e-mail, riunioni, interruzioni dei colleghi, telefonate, social media, messaggistica istantanea e altre notifiche, notizie quotidiane, logistica, TV, pettegolezzi, ecc.) sono responsabili dell’80% del tuo spreco di tempo, ha senso identificare queste due perdite di tempo ed eliminarle o ridurle al minimo.
Insomma, l’obiettivo è assicurarsi che il principio di Pareto funzioni a tuo favore, non contro di te.
Potresti fare lo stesso esercizio anche nella tua vita privata, quando cerchi di raggiungere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Cerca di analizzare quali sono le attività che ti fanno perdere tempo e che non portano a nulla perché sono facili da fare, e quali invece dovrebbero essere la tua priorità numero uno nel tempo libero.
Queste alcune tattiche di gestione del tempo per mantenere la concentrazione grazie al principio di Pareto
Adesso esaminiamo alcune tattiche di gestione del tempo per aiutarti a mantenere la concentrazione sui compiti più importanti che hai definito in base al concetto del principio di Pareto.
1. Inserisci i compiti nella tua lista di cose da fare in base alle priorità
Non lasciare che qualsiasi compito interferisca nella tua lista delle cose da fare: se accumuli troppi compiti – compresi quelli che non hanno priorità – rischi di non riuscire a portare a termine quello che conta davvero.
Ma ciò che è peggio è che la tua giornata verrà rapidamente stravolta e la tua produttività ne risentirà.
Essere proattivi significa anche essere ‘spietati’ con i compiti da inserire nella lista delle cose da fare, soprattutto se questi sono imposti da altri.
2. Delegare, esternalizzare e automatizzare dove possibile
L’obiettivo del principio di Pareto è concentrarsi sui compiti con il maggiore impatto e non lasciare che altre task interferiscano con il flusso di lavoro.
Se ci sono delle attività che devono essere svolte ma delle quali tu non ti puoi occupare, valuta la possibilità di delegare ad altri. Questo è quello che fa un manager altamente organizzato: capisce quali sono le sue priorità numero uno e quali compiti delegare a quali membri del team.
3. Iniziare con il compito più importante della giornata
Nella gestione del tempo c’è un detto molto popolare di Brian Tracy: “eat that frog”– non ti preoccupare, non devi mangiare nessuna rana! 😉
L’idea principale è di iniziare la giornata eseguendo i compiti più importanti, non importa quanto siano impegnativi. Tieni presente che, per la maggior parte delle persone, la concentrazione mentale è di solito più forte al mattino. Non solo, ma se si svolge il compito più difficile al mattino, tutto il resto della giornata sembrerà in discesa.
Quindi, ha senso ritagliarsi del tempo di prima mattina per lavorare in pace durante il momento più importante della giornata.
4. Eliminare il maggior numero di distrazioni e interruzioni possibili
Oggi le potenziali distrazioni e interruzioni sono tantissime: dalle telefonate, alle notifiche delle app, ai messaggi di chat e ai colleghi che si fermano per bere il caffè.
Pensa che, secondo degli studi, un dipendente può essere interrotto dalle 4 alle 12 volte ogni ora!
Con tutte queste distrazioni e interruzioni, la giornata lavorativa può finire prima che te ne renda conto senza che tu abbia portato a termine tutti i compiti previsti in agenda.
Per questo motivo, ha senso individuare le principali cause di distrazione e cercare di ridurle al minimo.
Per esempio, in ufficio c’è un collega molesto che ha l’abitudine di parlare al telefono a voce troppo alta? Potresti valutare di mettere le cuffie e ascoltare della musica o, se preferisci, dei suoni bianchi.
Le notifiche su Instagram ti distraggono? Silenzia l’app durante l’orario di lavoro, gestendo le notifiche dalle impostazioni del telefono.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo parlato del principio di Pareto e di come applicarlo per poter imparare a gestire meglio il tempo. In questo modo, potrai individuare le potenziali perdite di tempo e come migliorare la tua organizzazione per gestire al meglio le task.
A presto!
