Quante volte ti è capitato di arrivare a fine giornata e avere la sensazione di non aver fatto abbastanza?
Se la risposta è “tante” o “spesso”, ci sono due notizie per te:
- la prima è che è del tutto normale (se capita una volta ogni tanto);
- la seconda è che, se non si pone rimedio, potrebbe compromettere il tuo lavoro.
In che senso?
Procrastinazione, umore basso, stress e, in alcuni casi, un vero e proprio burnout.
Insomma, tornare a casa dal lavoro senza aver fatto abbastanza e (per di più) sentirsi stressati per questo motivo non è certamente la tua ambizione, giusto?
Ecco perché in questo articolo vedremo alcuni consigli per migliorare la tua produttività e organizzare al meglio il lavoro.
Hai già l’impressione che questo articolo faccia al caso tuo?
Iniziamo!
9 consigli per ottimizzare il lavoro (e avere la scrivania sotto controllo)
1. Fare un elenco
Per organizzare il tuo tempo al meglio, scrivi tutto quello che hai in programma di fare per la giornata/settimana.
Potrebbero essere incluse attività come controllare e rispondere alle e-mail del giorno precedente, scrivere la newsletter aziendale e qualsiasi altra attività che svolgi regolarmente.
Potresti anche tenere il tuo taccuino a portata di mano per una settimana e aggiungere le attività man mano che le svolgi per assicurarti di poter adempiere a tutto.
Per questo motivo, un altro consiglio è di lasciare sempre degli slot ti tempo libero per imprevisti vari ed eventuali come appuntamenti last minute, ritardi, ecc.
2. Strutturare la giornata
Tutti noi abbiamo delle fasi della giornata in cui siamo più produttivi: quindi, raggruppa i compiti in base al momento più opportuno per completarli. Se i compiti quotidiani sono diversi ogni giorno, potresti voler ‘bloccare delle finestre di tempo’ in cui ti concentrerai su tipi specifici di attività.
Un consiglio che in tanti apprezzano riguarda l’ordine di svolgimento dei compiti: inizia con quelli più difficili all’inizio della giornata, quando la tua energia è più alta, in modo che te ne possa ‘sbarazzare’ immediatamente e dedicarti ad altro.
Fermo restando che non tutti sono produttivi al mattino (approfondiamo al punto nove).
3. Stabilire le priorità
Mentre prepari un elenco dei compiti che vorresti portare a termine, ricorda di assegnare a ciascuno di essi il proprio grado di priorità.
In genere si procede in questo modo:
- compiti urgenti e prioritari;
- compiti urgenti ma non prioritari;
- compiti non urgenti ma prioritari;
- compiti né urgenti né prioritari.
In questo ultimo caso, potresti addirittura considerare di delegarli a qualcun altro, cosicché tu possa ottimizzare il tuo tempo.
4. Combinare compiti correlati
Le ricerche dimostrano che la produttività diminuisce drasticamente quando si cerca di lavorare in multitasking.
Quindi, come fare quando le task si accumulano?
Raggruppa attività simili per sfruttare al meglio il tuo tempo. Ad esempio, riserva un tempo specifico per le telefonate/e-mail o per pagare tutte le fatture in sospeso.
Organizzando i compiti per attività correlate, sarà più facile concentrarsi sul compito da svolgere e aumentare la produttività complessiva.
Leggi anche: Come affrontare la voglia di non fare niente: 6 consigli per sconfiggere l’apatia
5. Utilizzare strumenti che aiutino a concentrarsi
Cerca di eliminare tutte le distrazioni mentre lavori.
Certo, se hai l’abitudine di procrastinare o hai spesso quei momenti in cui non faresti niente può essere difficile. Ecco perché esistono molti strumenti e metodi che possono aiutare a migliorare la concentrazione.
Alcuni permettono di tenere traccia del tempo, altri bloccano tutte le notifiche e attività, tranne quello su cui si sta lavorando al momento, come:
- Rescue Time;
- l’estensione di Google, Stay Focused;
- Todoist;
- KanabFlow;
- Asana.
Quindi, individua i punti in cui hai più bisogno di aiuto per migliorare la tua produttività e trova uno strumento che ti aiuti in quell’area.
6. Fare delle pause
Alternare momenti di concentrazione a momenti di riposo è necessario per rimanere attivi e produttivi.
Quindi, programma delle pause regolari lontano dallo schermo, o anche dalla scrivania: quando riprenderai dove hai lasciato ti sentirai decisamente meglio.
7. Non dedicare troppo tempo ad attività poco proficue
Questo si collega un po’ a quello che dicevamo prima sul discorso delle priorità.
È preferibile dedicare la prima ora della giornata a fare progressi nel lavoro, quindi concentrarsi su quello che è significativo per te e per la tua produttività, piuttosto che controllare la posta elettronica e reagire alle esigenze degli altri.
Se un collega ti chiede un favore, ma tu hai l’agenda piena, valuta anche l’ipotesi di dire no. Rifiutarsi per qualcosa per cui non si ha del tempo non è mancanza di empatia nei confronti di un collega.
Se capisci di non poter essere di alcun aiuto, valutate insieme una soluzione alternativa (se rivolgersi a qualcun altro o se rinviare la task al giorno successivo).
8. Programmare il tempo dedicato alle e-mail
Non è raro che si perda tantissimo tempo a smistare e a rispondere alle e-mail. Sì, è un’attività necessaria, ma non porta alla crescita personale né aumenta la produttività.
Questo significa che devi ignorare la casella di posta?
Assolutamente no.
Abituati a controllare la corrispondenza in un preciso momento della giornata (per esempio al mattino o alla sera, o due volte al giorno). L’importante è non aggiornare la casella ogni ora – altrimenti non ne esci più!
Quando ti dedichi ad altre attività che richiedono concentrazione, disattiva le notifiche sul desktop e silenziale.
9. Dosare l’energia
Presta attenzione a quando hai più energia durante la giornata. Se sei una persona mattiniera, potresti scoprire di essere più efficiente quando arrivi al lavoro presto e passi le prime due ore della giornata a concentrarti sul lavoro più prioritario.
Se invece sei più un tipo nottambulo, potresti notare un picco di produttività nel tardo pomeriggio. Utilizza questa consapevolezza dei tuoi flussi energetici naturali per ottimizzare i tuoi orari.
Leggi anche: Come diventare steward o hostess: i requisiti e le opportunità per fare carriera come assistente di volo
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto alcuni consigli per liberare la tua produttività. In questo modo, potrai organizzare al meglio il tuo tempo e gestire il lavoro con maggiore serenità.
A presto!
