Durante la Seconda Guerra Mondiale, il generale degli Stati Uniti Dwight David Eisenhower doveva prendere decisioni difficili su quale dei tanti compiti dovesse concentrarsi ogni giorno.
Questo lo portò a inventare il famoso metodo che conosciamo tutti e che oggi ci aiuta a stabilire le priorità in base all’urgenza e all’importanza.
La matrice di Eisenhower è un modo semplice ma estremamente efficace per stabilire le priorità e gestire le attività e il tempo, e in questo articolo vedremo come applicarla nel lavoro.
Iniziamo!
La matrice di Eisenhower: tutto quello che devi sapere
La storia dietro la matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower prende il nome da Dwight David Eisenhower, generale dell’esercito americano e statista che ha ricoperto la carica di 34° Presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961.
Durante la Seconda Guerra Mondiale, fu generale a cinque stelle dell’esercito degli Stati Uniti e ricoprì il ruolo di Comandante Supremo che preparò la strategia per l’invasione alleata dell’Europa.
Dwight prendeva continuamente decisioni difficili su quale dei tanti compiti dovesse concentrarsi ogni giorno. Questo lo portò a inventare il famoso metodo che conosciamo tutti e che oggi ci aiuta a stabilire le priorità in base all’urgenza e all’importanza.
Ma come funziona precisamente?
La matrice di Eisenhower, come avrai capito, è un modo semplice ma estremamente efficace per stabilire le priorità e gestire le attività e il tempo.
Si tratta di un sistema che fondamentalmente permette di separare tutte le attività in quattro livelli di priorità, o quadranti:
- compiti importanti e urgenti: questi ricevono il livello di priorità più alto e dovrebbero essere il tuo obiettivo principale da completare il prima possibile (spesso nello stesso giorno);
- compiti importanti, ma non urgenti: si tratta di obiettivi e compiti a lungo termine che sono importanti ma non hanno ancora una scadenza precisa. È importante programmarli in modo tempestivo, svolgendo i più urgenti subito dopo aver terminato tutti i compiti del primo quadrante;
- compiti non importanti, ma urgenti: questi compiti sono quelli che puoi delegare ad altri professionisti; se però dovessi decidere di potertene occupare tu, dovrai ovviamente aver completato i compiti del primo e del secondo quadrante;
- attività non importanti e non urgenti: questi compiti sono collocati nel quadrante ‘elimina’ perché è meglio non farli. Questo può variare in base alla percezione dell’urgenza e dell’importanza, ma principalmente questi compiti non hanno nemmeno bisogno di essere svolti e sarebbero considerati una completa perdita di tempo dalla maggior parte delle persone.
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Prima le cose da fare: Urgente + Importante
Nel primo quadrante risiedono tutti i compiti urgenti e importanti e che sono, logicamente, quelli che dovresti svolgere per primi.
Non è difficile identificare questi compiti, poiché sono sensibili al tempo e di solito hanno conseguenze negative se non vengono eseguiti tempestivamente.
Se si avvicina la scadenza di un progetto importante, non hai altra scelta che concentrarti e consegnarlo.
Pianificazione: Non urgente + importante
Questo quadrante serve a mettere sé stessi e i progetti più importanti che non sono sensibili al tempo nel posto che meritano. Si tratta di attività che non sono realmente urgenti, ma molto importanti per il successo a lungo termine.
Il problema principale di questo quadrante è che richiede autodisciplina. È necessario programmare e calendarizzare le attività e poi svolgerle davvero. Devi assicurarti che nulla si frapponga tra voi e i compiti importanti che avete programmato.
È molto facile trascurare questo quadrante, perché si possono sempre riprogrammare le attività che non sono davvero urgenti, ma ciò significa anche che si stanno trascurando gli obiettivi a lungo termine e la possibilità di fare carriera, progredire nella vita e prendersi davvero cura di sé.
Delegare o ridurre al minimo: Urgente + Non importante
Il quadrante della delega è probabilmente il più importante per far progredire la tua carriera.
Perché?
Ti permette di distogliere l’attenzione dalle attività che possono essere delegate ad altri e di dedicarla a quelle più difficili da eseguire e di maggior valore.
Il segreto principale per gestire correttamente questo quadrante è sapere come, quando e a chi delegare. Si tratta di beneficiare del tempo degli altri.
Dovresti delegare tutti quei compiti che altre persone possono svolgere al posto tuo, ammesso che abbia compiti più importanti nella lista di cose da fare.
Eliminare: Non importante + non urgente
Il quadrante ‘elimina’ è il più facile da capire razionalmente, ma a volte il più difficile da affrontare emotivamente. Questo quadrante contiene tutti i compiti che non sono né importanti né urgenti.
A volte, quando cerchiamo di essere troppo gentili o non controlliamo bene il nostro calendario e la nostra lista di cose da fare, possiamo rapidamente essere sommersi da compiti che non contribuiscono realmente ai nostri obiettivi a breve o a lungo termine.
Se hai troppe attività iscritte in questo quadrante, il primo passo da fare è imparare a dire di no agli altri; ma prima ancora è essenziale avere ben chiaro quali sono i tuoi obiettivi personali e di business, dove puoi dare il massimo valore e quali sono le attività per le quali di solito perdi più tempo.
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💡Takeaways sulla matrice di Eisenhower
- La matrice di Eisenhower è un metodo molto efficace per stabilire le priorità e gestire il tempo. Si tratta di un sistema che permette di separare tutte le attività in quattro livelli di priorità: Urgente + Importante, Non urgente + Importante, Urgente + Non importante, e Non importante + Non urgente.
- Il primo quadrante (Urgente + Importante) contiene tutti i compiti urgenti e importanti che richiedono la tua attenzione immediata e dovrebbero essere il tuo obiettivo principale da completare il prima possibile.
- Nel secondo quadrante (Non urgente + Importante) sono collocati i progetti a lungo termine che sono importanti ma non hanno ancora una scadenza precisa. È importante programmarli in modo tempestivo e svolgerli dopo aver completato tutti i compiti del primo quadrante.
- Nel terzo quadrante (Urgente + Non importante) sono inclusi i compiti che possono essere delegati ad altri professionisti, ma se dovessi decidere di farli tu stesso, dovrai aver completato i compiti dei primi due quadranti.
- Nel quarto quadrante (Non importante + Non urgente) sono collocati i compiti che non hanno bisogno di essere svolti e sarebbero considerati una completa perdita di tempo dalla maggior parte delle persone. È importante eliminare queste attività dalla lista di cose da fare.
La Matrice di Eisenhower richiede autodisciplina, pianificazione e conoscenza di come, quando e a chi delegare. Dovresti essere in grado di dire di no agli altri e avere ben chiaro quali sono i tuoi obiettivi personali e di business per ottenere il massimo valore dalle attività che svolgi.
FAQ sulla matrice di Eisenhower
Qual è la storia dietro la Matrice di Eisenhower?
La Matrice di Eisenhower prende il nome da Dwight David Eisenhower, generale dell’esercito americano e statista che ha ricoperto la carica di 34° Presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961. Durante la Seconda Guerra Mondiale, fu generale a cinque stelle dell’esercito degli Stati Uniti e ricoprì il ruolo di Comandante Supremo che preparò la strategia per l’invasione alleata dell’Europa. Dwight prendeva continuamente decisioni difficili su quale dei tanti compiti dovesse concentrarsi ogni giorno. Questo lo portò a inventare il famoso metodo che conosciamo tutti e che oggi ci aiuta a stabilire le priorità in base all’urgenza e all’importanza.
Come funziona la Matrice di Eisenhower?
La Matrice di Eisenhower è un modo semplice ma estremamente efficace per stabilire le priorità e gestire le attività e il tempo. Si tratta di un sistema che fondamentalmente permette di separare tutte le attività in quattro livelli di priorità, o quadranti:
- compiti importanti e urgenti;
- compiti importanti ma non urgenti;
- compiti non importanti ma urgenti;
- attività non importanti e non urgenti.
Quali sono i quadranti della Matrice di Eisenhower?
I quadranti della Matrice di Eisenhower sono: Urgente + Importante, Non urgente + Importante, Urgente + Non importante, e Non importante + Non urgente. Il primo quadrante contiene tutti i compiti urgenti e importanti che richiedono la tua attenzione immediata e dovrebbero essere il tuo obiettivo principale da completare il prima possibile. Il secondo quadrante include i progetti a lungo termine che sono importanti ma non hanno ancora una scadenza precisa e devono essere programmati in modo tempestivo e svolti dopo aver completato tutti i compiti del primo quadrante. Nel terzo quadrante sono inclusi i compiti che possono essere delegati ad altri professionisti, mentre nel quarto quadrante sono collocati i compiti che non hanno bisogno di essere svolti e sarebbero considerati una completa perdita di tempo dalla maggior parte delle persone
