Si sa, la comunicazione è una competenza essenziale nel mondo del lavoro.
Ma che fare quando questa non è spiccata come vorremmo?
Ignorare e lasciar perdere potrebbe solo peggiorare la situazione: si creerebbero fraintendimenti tra te e i tuoi interlocutori, arrivando addirittura a minare la tua serenità in ufficio (o a casa).
Ecco perché in questo articolo vedremo alcuni consigli per migliorare le proprie capacità comunicative.
Iniziamo!
Come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro (e in smart working): ecco alcuni consigli
Sette consigli per migliorare la comunicazione in ufficio
1. Avere chiaro il proprio obiettivo
Esistono molti schemi di comunicazione, ma se desideri migliorare le tue capacità comunicative, inizia a riflettere su queste cinque domande:
- Per quale motivo stai comunicando?
- Chi è il destinatario?
- Qual è il tuo scopo o obiettivo?
- Cosa vuoi che faccia il destinatario a seguito della comunicazione?
- Qual è il modo migliore per raggiungere il tuo obiettivo?
Se hai difficoltà a rispondere a queste cinque domande, prova a dedicare un po’ di tempo in più a riflettere su come e perché stai comunicando.
A questo punto, pianifica quello che vorresti dire e rivedi la tua comunicazione per assicurarti che stia effettivamente facendo il lavoro che ti serve.
2. Essere chiari
Sai bene che in ufficio tutti hanno un gran bel da fare. Dunque, cerca di farti capire all’istante e non lasciare che il tuo interlocutore si sforzi per capire cosa stai dicendo.
Quindi, una volta che hai chiarito dentro di te di cosa vuoi parlare e quali sono le tue richieste, vai dritto al punto, in modo che il pubblico sappia dove state andando. Poi aggiungerai i dettagli.
Questo vale soprattutto per le comunicazioni scritte, dove la chiarezza è un requisito essenziale per evitare ogni tipo di fraintendimento.
3. Semplificare, semplificare e semplificare
Lo abbiamo appena detto, ma è importante ribadirlo.
Sebbene non voglia essere accondiscendente nelle comunicazioni di lavoro di tutti i giorni, fai attenzione a non far faticare troppo l’interlocutore per capire.
Come fare?
Trova una frase chiara e semplice che racchiuda il tuo punto di vista. Ripetilo all’inizio, a metà e alla fine del discorso e prendi in considerazione l’uso di una semplice immagine o metafora per rendere il punto chiaro e memorabile.
4. Sperimentare e diversificare
Lavora per sviluppare tattiche diverse per le diverse esigenze di comunicazione. Sperimenta un aspetto della tua comunicazione alla volta.
Ad esempio, dedica una settimana a prestare particolare attenzione a come strutturi le comunicazioni informali. Poi passa una settimana a provare diverse strutture per le riunioni formali o gli aggiornamenti.
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5. Esercitarsi e riflettere
Rifletti su punti di forza e punti deboli nelle tue comunicazioni quotidiane.
Forse un’e-mail al tuo manager non ha raggiunto l’obiettivo sperato. Riesci a capire come possa essere stata male interpretata? Cosa faresti di diverso la prossima volta?
Allo stesso modo, se una conversazione con un collega non ha dato i risultati sperati, cerca di capire se hai effettivamente comunicato ciò di cui avevi bisogno in modo chiaro.
6. Considerare anche il linguaggio del corpo
Prendi in considerazione la possibilità di registrarti durante alcune interazioni per capire cosa comunica il tuo corpo nelle interazioni quotidiane con il team.
C’è un contatto visito? La tua espressione facciale è rilassata e sicura o tesa? Lasci tempo alle domande e ai chiarimenti?
7. Cercare un feedback
Chiedi ad alcuni colleghi fidati e al tuo manager di valutare le tue capacità comunicative. Inizia chiedendo loro di valutare (su una scala da 1 a 10) la tua comunicazione scritta e orale separatamente.
Poi poni queste tre domande:
- Quale cosa dovrei iniziare a fare per comunicare meglio con voi?
- Quale cosa dovrei smettere di fare nelle mie comunicazioni con voi?
- Su quale area o abilità dovrei lavorare per migliorare il mio modo di comunicare in questa organizzazione?
Come migliorare la comunicazione quando si lavora a distanza
Comunicare bene è ancora più importante per leader e manager durante il lavoro a distanza. Farlo bene può aiutare a creare fiducia e connessione con il team ed evitare alcune delle frustrazioni che derivano da una comunicazione errata.
Ecco dunque alcune aree da considerare per migliorare la comunicazione a distanza.
1. Chiarire le aspettative
Dichiara quali sono le tue aspettative in anticipo e ribadiscile alla fine della comunicazione. Ancora meglio, chiedi un feedback all’interlocutore per capire se tu hai effettivamente chiarito il fulcro della vostra discussione.
2. Impegnarsi in un flusso a due vie
Il fatto di essere a distanza può rendere più facile per i dipendenti staccare la spina e disimpegnarsi. Ad ogni modo, la comunicazione non deve perdersi in alcun modo.
Come fare dunque?
Non smettere di porre domande e fai capire al tuo capo e ai tuoi colleghi che sei parte del team e attivo nel processo.
3. Ricordare il potere della comunicazione di persona
Molte cose possono essere fraintese nello spazio piatto del testo senza ulteriori indicazioni come il tono di voce e l’espressione del viso.
Quindi, non limitarti a comunicare solo tramite testo o chat. Una Zoom o una riunione di persona ben fatta può stabilire una connessione migliore e una comprensione condivisa, dando agli altri la possibilità di far emergere le aree di disallineamento.
4. Creare uno spazio informale
L’assunzione di buone intenzioni e una cultura della condivisione sono entrambi elementi fondamentali per una comunicazione quotidiana efficace sul lavoro.
Tuttavia, è difficile costruirle e mantenerle senza opportunità di interazione informale: perciò, anche se lavori da casa, non rinunciare a momenti di scambio sociale con i colleghi, come gli happy hour o un semplice aperitivo.
5. Dimostrare il proprio interesse
Non è necessario passare molto tempo a controllare le persone e a chiedere informazioni sulla loro vita privata.
Tuttavia, oggi più che mai, vale la pena ricordare che i destinatari delle tue comunicazioni sono persone reali che hanno le loro sfide, distrazioni, speranze e paure.
Ma lavorando da casa, potrebbe essere difficile trasmettere tutto questo al proprio interlocutore.
Quindi, il consiglio migliore è di manifestare il proprio interesse, dimostrarsi attivi e parte del team, anche a distanza. Capo e colleghi lo apprezzeranno sicuramente!
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e in smart working. Applicando queste semplici regole, potrai iniziare a cominciare meglio con colleghi, collaboratori e datore di lavoro, così da vivere più serenamente e lavorare senza distrazioni.
In bocca al lupo! 🙏🏻
