Ok, probabilmente ti ritieni una persona mediamente produttiva, ma non abbastanza da rendere bene al lavoro, giusto?
Il fatto di esserne consapevoli è già un buon punto di partenza per migliorare.
Di fatto, non sapere come organizzarsi è un bel problema, perché significa:
- non essere in grado di portare a termine i compiti per tempo;
- lavorare più ore di quanto vorresti;
- togliere tempo alla tua vita privata perché non sai gestire le tue ore di lavoro.
Potrebbe essere sopportabile per un po’, ma credi davvero di poter continuare così?
Se la risposta è no, significa che sei nel posto giusto.
In questo articolo abbiamo raccolto tutte le informazioni che ogni persona interessata ad aumentare la propria produttività al lavoro farebbe bene a conoscere.
Lavoro e gestione dei compiti: 5 consigli su come essere più produttivi in ufficio
1. Concentrarsi su un compito alla volta e stabilire delle priorità
Anche se alla fine si riesce a portare a termine le task quando ci si destreggia tra progetti e compiti, concentrarsi su una alla volta può aiutare a essere più produttivi, perché si fissa un unico obiettivo.
In caso contrario, darsi al multitasking potrebbe essere controproducente.
Pensaci: in genere, tendiamo a utilizzare più tempo solo per passare da un compito all’altro!
Questo fa sì che alcuni dei compiti vengano svolti con una qualità inferiore rispetto a quella che si otterrebbe concentrandosi esclusivamente su ciascuno volta per volta.
Ma che fare se l’agenda è strapiena?
Prendi in considerazione la possibilità di stabilire un ordine di priorità, in modo da iniziare con i compiti più impegnativi e terminare la giornata con quelli più leggeri.
Concentrarsi sui compiti più importanti e che richiedono più tempo prima di qualsiasi altro incarico può aiutare a rimanere più concentrati.
2. Fare pause regolari
Può essere allettante evitare di prendersi una pausa quando si è molto impegnati, ma questo può danneggiare la produttività generale causando stanchezza o burnout.
Così facendo, potresti non avere l’energia o la motivazione per continuare.
Dunque, come fare?
Inizia a pianificare diverse pause durante la giornata lavorativa; in genere, la maggior parte dei luoghi di lavoro prevede un orario obbligatorio con pause dedicate, per cui i dipendenti possono fermarsi per almeno 5-10 minuti dopo ogni paio di ore di lavoro attivo.
Questi momenti di relax permettono di ricaricarsi, di liberare la mente e di prepararsi per il compito successivo.
Anche l’utilizzo di blocchi di tempo all’interno del tuo programma può aiutarti ad aumentare la produttività. Con questa strategia, dovrai stabilire un limite di tempo per ogni compito a cui lavori, per esempio creando blocchi di tempo di 90 o 60 minuti.
Fatto questo, puoi scegliere di annotarlo sull’agenda o evidenziare le fasce orarie in cui vuoi che i blocchi siano presenti.
Lo scopo del blocco del tempo è:
- creare un programma visivo che ti aiuti a tenere traccia dei periodi di tempo in cui lavori;
- dedicarsi solo a un compito specifico per ogni blocco di tempo, in modo da avere maggiori probabilità di portarlo a termine nei tempi stabiliti.
Un altro modo per combinare pause a momenti di lavoro produttivi è la Tecnica del Pomodoro.
Questa strategia può essere utile per gestire il tempo in modo più efficiente, perché offre più tempo per un lavoro ininterrotto e mirato.
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3. Stabilire obiettivi piccoli (ma realizzabili)
Piuttosto che affrontare grandi obiettivi che richiederebbero più energie e tempo per raggiungerli, considera la possibilità di pianificare piccoli obiettivi nel corso della giornata.
Archiviare i documenti richiesti, rispondere alle e-mail dei clienti o terminare una presentazione sono micro obiettivi quotidiani che puoi fissare e raggiungere durante le tue ore di lavoro.
Allo stesso modo, puoi usare questi obiettivi brevi come metro per misurare i tuoi progressi verso un obiettivo più grande.
4. Delegare i compiti
Delegare è sempre utile per suddividere i compiti tra i membri del tuo team.
Per esempio, se hai una serie di compiti nella lista di cose da fare, inizia ad assegnare alcuni di questi ad altri, sempre se ritieni che possano essere completati senza la tua supervisione.
La delega dei compiti può anche consentirti di lavorare su altri incarichi che potrebbero essere assegnati specificamente solo a te, mentre il resto del team può dedicarsi ai compiti che altrimenti sottrarrebbero tempo o risorse ad altri progetti più importanti.
Ad esempio, se hai delle e-mail a cui rispondere, ma un collega è in grado di fornire la stessa attenzione ai dettagli nelle sue risposte, puoi assegnare a lui il compito mentre tu potrai dedicarti ad altri incarichi che nessun altro può – o è autorizzato a – completare.
5. Limitare le interruzioni
Le interruzioni possono davvero minare la tua produttività durante la giornata.
Anche se i rapporti con i colleghi sono piacevoli, perdere la cognizione del tempo a causa di conversazioni, riunioni informali o discussioni varie può ostacolare il flusso di lavoro e ridurre la produttività complessiva.
Per cui, è fondamentale limitare il numero di interruzioni durante la giornata.
Si può scegliere di lavorare con la porta dell’ufficio chiusa per una parte della giornata, oppure, se si lavora in un ambiente aperto, si possono usare cuffie a cancellazione di rumore per limitare il rumore delle chiacchiere e delle interazioni in ufficio.
Queste ultime possono anche essere un modo educato ma silenzioso per far capire ai colleghi che hai bisogno di concentrarti sui progetti a cui stai lavorando.
Quando si attuano strategie per aumentare la produttività lavorativa, è importante essere costanti il più possibile. Permettiti di imparare e sviluppare le tue capacità, sicuramente la tua produttività continuerà a migliorare.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come essere più produttivi sul posto di lavoro e rendere di più in ufficio.
Come avrai letto, bastano pochi accorgimenti per notare la differenza. Con questo non vogliamo dire che la situazione si ribalterà e da procrastinatore seriale passerai al lavoratore più produttivo della Terra, ma è sicuramente un buon punto di partenza.
Stabilendo obiettivi e pause, delegando i compiti e riducendo le interruzioni, imparerai a gestire meglio il tuo tempo.
