Se sei qui a navigare sul web e a cercare consigli per organizzarti, lo scenario è uno: ti sei reso/a conto di non essere totalmente in grado di portare a termine i tuoi compiti.
Che sia studente o lavoratore, la questione non cambia. Avere metodo è la chiave per riuscire a fare le cose al meglio senza sottoporsi a uno stress eccessivo.
Ma che succede quando gli impegni si accumulano e le scadenze sono lì dietro l’angolo ad aspettarti? L’istinto è forse di procrastinare e sperare che qualcuno risolva tutto al posto tuo?
Errore madornale.
In questi casi, bisogna affrontare la situazione di petto e imparare a domare il cavallo imbizzarrito.
Se sei preoccupato/a di non riuscire a tenere tutto sotto controllo, sappi che anche altre persone si sono trovate nella tua situazione, ma hanno capito come fare per acquisire metodo. Sanno che il time management è una competenza che va affinata e, una volta acquisita, non se ne può fare a meno.
Perché se si è organizzati a lavoro, lo si sarà anche in ogni altro aspetto della propria vita.
E se non hai ancora trovato un impiego, sappi che anche in questo caso ci vuole metodo e, forse, c’è qualcosa che ti sta sfuggendo.
Ma nessun problema, l’obiettivo di questo articolo è proprio quello di aiutarti a chiarirti le idee.
Organizzarsi a lavoro? Ecco alcuni consigli per massimizzare le risorse e minimizzare i tempi
Monitora il tuo lavoro e impara a dare priorità a certi compiti
Se vuoi ottimizzare la gestione del tuo tempo, devi prima capire come lo impieghi. Prova a tenere traccia delle tue attività quotidiane. In questo modo:
- determinerai quante cose puoi fare in un giorno;
- identificherai eventuali perdite di tempo;
- riconoscerai le attività sulle quali focalizzarti.
Eseguendo questa semplice analisi per qualche giorno, o una settimana, riuscirai anche a individuare il momento della giornata in cui sei più produttivo e organizzare i tuoi compiti di conseguenza.
A questo punto, è arrivato il momento della programmazione vera e propria. Ricorda che, soprattutto se non sei una persona particolarmente organizzata, è importante mettere per iscritto tutto quello che hai intenzione di fare durante la giornata.
Quindi, armati di carta e penna e scrivi la lista delle task nell’ordine in cui le eseguirai durante il giorno. Un buon consiglio è di partire sempre dalle più impegnative per poi procedere via via con quelle più ‘leggere’.
Dare una priorità a particolari compiti è la chiave per una gestione di successo del tempo al lavoro (e non solo). Inizia eliminando quelli che non reputi urgenti, poi identificane tre o quattro più importanti ed esegui quelli per primi: in questo modo, ti assicurerai di portare a termine l’essenziale.
Diciamo che i criteri per dare priorità a qualcosa sono tre:
- in base alla data di scadenza;
- se il compito è particolarmente impegnativo e richiede molto tempo per essere eseguito;
- in base all’urgenza (magari è stato aggiunto alla tua agenda all’ultimo, ma il tuo capo ti ha detto di eseguirlo immediatamente). Ovviamente questo terzo criterio è relativo: devi capire se un compito è urgente anche per te o se non contribuisce al tuo rendimento professionale.
Sulla base di tutte queste considerazioni, possiamo stilare una classifica in cui potrai agevolmente inserire i tuoi compiti:
- Importante e urgente: sono, indubbiamente, i compiti con priorità assoluta.
- Importante ma non urgente: sono importanti ma non richiedono un’azione immediata; questo tipo di compiti in genere non provoca una condizione di stress o ansia, perché non c’è una scadenza imminente. Vanno eseguiti esattamente dopo quelli urgenti.
- Urgente ma non importante: se non contribuiscono al tuo rendimento professionale, è opportuno minimizzarli, delegarli o eliminarli direttamente: spesso sono distrazioni che possono derivare dalla cattiva pianificazione di altri.
- Non urgente e non importante: queste attività hanno poco o nessun valore, perciò dovrebbero essere eliminate il più possibile.
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Pianifica, fissa dei limiti, fai delle pause e usa i ‘tempi morti’ in modo produttivo
Stabilire dei limiti di tempo per completare i compiti ti aiuta a essere più concentrato ed efficiente. Pianificare ogni momento prima di mettersi a lavoro è utile anche per individuare potenziali problemi prima che si presentino.
Per esempio, supponiamo che tu debba scrivere cinque recensioni in tempo per una riunione. Mettiamo il caso che hai due ore. Se hai un piano strategico e sai che, per esempio, impieghi trenta minuti per scriverne una, capirai immediatamente che ne potrai consegnare massimo quattro. Così, potrai delegare facilmente la scrittura della quinta recensione a qualcun altro. Ma questo va fatto con largo anticipo: non puoi pensare di chiedere a un’altra persona di fare ciò che dovresti eseguire tu all’ultimo minuto.
Secondo punto fondamentale dell’organizzazione: le pause.
Quando si eseguono molti compiti senza fermarsi mai, è più difficile mantenere la concentrazione e la motivazione. Concediti un po’ di tempo libero tra un’attività e l’altra per schiarirti le idee e rinfrescarti. Potresti fare un breve sonnellino, una passeggiata o meditare.
Infine, un altro trucchetto per mantenere il livello di organizzazione alto è usare i ‘tempi morti’ in modo produttivo e intelligente.
Per esempio, se sei pendolare e prendi il treno, potresti portarti avanti con il lavoro, o, se vai in ufficio in macchina, potresti potenziare le tue competenze ascoltando dei podcast. Momenti come questi sono molto sottovalutati: ti sorprenderesti a scoprire quante ore hai perso fino ad ora!
Migliora la tua organizzazione con CVing, la piattaforma per la ricerca del lavoro che ti farà risparmiare un sacco di tempo
Le regole dell’organizzazione valgono in ogni aspetto della nostra vita. Quindi, se stai cercando lavoro, è importante avere metodo.
Ma se ti dicessi che esiste già una piattaforma che fa il ‘grosso’ al posto tuo?
CVing è una realtà digitale che ogni giorno aiuta migliaia di persone a trovare l’impiego più adatto a loro. Grazie al test della personalità, è possibile comprendere quale lavoro è più coerente con le proprie esperienze pregresse, propensioni e competenze ‘hard’ e ‘soft’.
Non solo, questa piattaforma ti permette di esercitarsi con i colloqui da remoto, una modalità che sempre più aziende adottano per selezionare i candidati.
Con CVing puoi accedere alla tua area personale e fare pratica rispondendo alle domande con un tempo limitato, migliorando così le tue prestazioni prima del colloquio vero e proprio.
Leggi anche: Tecnica del pomodoro e gestione del tempo (spiegata facile)
Conclusioni
Questo articolo aveva l’obiettivo di mettere in luce alcune dinamiche per migliorare la propria organizzazione.
Quando si è oberati di lavoro e le scadenze sono ravvicinate l’una all’altra, è fondamentale avere una strategia che ti permetta di eseguire ogni compito con serenità. Per questo, affinare la propria competenza di time management è essenziale se si vuole avere successo a livello professionale.
Infine, abbiamo visto in cosa consiste il progetto di CVing, piattaforma innovativa per la ricerca del lavoro sotto ogni aspetto, dal delineamento del profilo dei candidati, alla possibilità di esercitarsi con i colloqui virtuali.
Qual è la tua prossima mossa? Semplice: fare un upload del tuo curriculum e iniziare la tua ricerca!
